総務部・人事部でkintoneを活用する方法とは?効率化と業務改善の手法

公開日:2024/05/15 最終更新日:2024/05/23
総務部・人事部でkintoneを活用する方法とは?効率化と業務改善の手法

kintoneはサイボウズが提供するクラウドサービスで、これまで累計30,000社以上が導入を決めた仕組みです。表計算ソフトよりも快適に動かすことができ、低コストで業務改善ができるとして話題になっています。今回はkitoneを総務部や人事部で活用するための機能や活用方法について解説するので、参考にしてください。

総務部・人事部で役立つkintoneの機能

会社組織全体に関する事務を取り扱う総務部や会社の人事を司る人事部は、会社の管理部門として非常に重要です。両部門は扱うデータが多く、業務効率化がもっとも必要な部署だといってもよいでしょう。

kitoneは総務部・人事部の業務効率化を促進できるサービスです。たとえば、「社員名簿」の機能を使うと社員の個人情報や入社日、配置、処遇、人事評価などを一元的に把握できます。

従業員の変動数や給与の変動も可視化できるため、経営判断をする際の参考にしやすくなるでしょう。個人情報を守るための閲覧制限もできるため、セキュリティ面でも安心です。

「社内FAQ」の機能を使うと、よくある質問を一か所に集約できるため質問をする側とされる側の手間が省けます。コメント機能を使うと不明点について質問できるため、総務・人事側で返信を書き込むといったことも可能です。

人事部にとって採用時のデータ管理はとても大切。効率よく情報を管理するために便利なのが「採用管理」の機能です。この機能を使うと、応募動機や氏名、履歴書の内容、面接結果、面接官のコメントなどをすぐに確認できます。

これにより、面接の進行状況を確認できるのでとても便利です。また、日々の活動をグラフ化できるレポート機能も搭載されています。表計算ソフトからグラフを作成する手間が省けるため、業務を効率化しつつ同時に「見える化」も達成できるでしょう。

チームに必要な情報を一カ所に集めることもできるため、部署内での情報共有にも役立てられます。

kintoneを活用したタスク管理から経費精算までの実践方法

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kintoneを活用するとタスク管理や経費計算をはじめとする各種申請が簡単になります。総務部門の場合、各部署から申請される書類の処理に多くの時間を割く必要がありますが、kintoneを使うことで効率化できます。

たとえば、交通費申請に対応する場合は、kintoneで申請を上げてもらうことで情報の漏れがなくなるのです。申請状況をオンラインで一目で把握できるというメリットもあります。過去の申請履歴と紐づけできるため、いつ、誰が経費を申請したかが一目瞭然でわかるのです。

期限があるものについてはリマインド通知を活用して処理忘れを防ぐことも可能となります。kintoneは社内イベントの管理でも活躍します。会社の健康診断や毎年の社内行事などをイベントカレンダーで管理できるため、事前準備の漏れをなくすことができるでしょう。

総務部の重要な仕事のひとつに契約書の管理があります。これまでは、紙の契約書を部署内で保管しなければなりませんでした。kintoneを使用するとオンライン上で契約書の管理ができ、必要な契約書をいつでも検索・出力できるようになります。

勤怠管理や休日管理の面でもkintoneは活用できます。タイムカード機能を使うと出退勤の時刻や休憩時間、勤務時間などを自動計算してくれるのです。休暇申請機能を使用すると個人ごとの残有給日数を自動計算してくれます。

kintoneは多くのタスクの自動化・効率化に貢献してくれるサービスだといえるでしょう。

成功する総務部・人事部のkintone活用術

ここではkitoneの公式サイトに掲載されている2社の活用例を紹介します。1社目は「サエラ」です。サエラは保険薬局チェーンの運営や健康関連事業を営む会社です。kintoneの導入前は採用情報を表計算ソフトで管理していましたが、情報管理の面で限界を感じていました。

また、他部署や配属先店舗との情報共有という面でも難しさも感じていたのです。kitone導入後は、誰がどの部分を編集したか一目でわかるようになり、情報の混乱がなくなりました。表計算の式が壊れることもなくなり、ストレスなくシステムを利用できています。他部署や店舗との情報共有もしやすくなりました。

2社目はFast Fitness Japanです。この会社はスポーツ施設の企画・経営、フィットネスフランチャイズの経営などを行っています。kitoneの導入前、ほぼすべて書類を紙で作成していたため、情報の検索が大変でした。

kintoneを導入した後は情報検索の時間を大幅に短縮でき、業務を効率化できたのです。kintone導入によりペーパーレス化が進んだだけではなく、情報の検索性が大幅に向上したといえるでしょう。両者ともkintoneの機能を生かして業務効率を大幅に改善しています。

まとめ

今回は総務部・人事部でkintoneを活用する方法について解説しました。業務効率の改善やペーパーレス化は多くの企業にとって共通の課題です。kintoneを導入することは課題解決に道筋をつけ、社内業務を見直すきっかけになるのではないでしょうか。総務部や人事部の業務を改善したいと考えているのであれば、サイボウズに問い合わせてkintoneの導入を検討してみてください。

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