業務の効率化やシステム化を実現するために多くの企業が導入しているクラウドサービスがkintone（キントーン）です。使い勝手にはさまざまな評判がみられるため、導入を検討している人で不安に感じている人も多いのではないでしょうか。そこで今回は、キントーンの導入に向いている企業と向いていない企業の特徴を紹介します。
kintoneの適性業務とは？
キントーンは、サイボウズ株式会社が提供しているクラウドサービスで、業務に必要なアプリの作成が可能なツールです。複雑なコードを使わず業務のシステム化や効率化を実現できるため、プログラミングの知識やスキルがなくても導入できます。
キントーンには主に4つの機能があります。業務アプリの作成や追加、データの管理や集計、社内外のコミュニケーション機能、外部サービスとの連携などの拡張機能などです。コメント機能やリマインド機能などもあるため、社内のコミュニケーションツールとしても効果的に使えます。
キントーンでは、現場のニーズにあわせたアプリをマウスでドラッグ＆ドロップして必要な項目を選び、簡単に作成できます。部署や業種別に用意されているサンプルアプリ（アプリのひな形）を利用し、デザインや設定を変えてカスタマイズするのも可能です。
業務で使用しているエクセルのデータやCSVファイルを読み込むだけでアプリを作成することも可能なので、キントーン導入後のデータ移行もスムーズに行えます。顧客管理や日報、売上管理など、社内でバラバラになっているデータの管理をキントーンで一元化することによって、複数のシステムを切り替え、データを探す手間もなくなるため業務の効率化を実現できるのです。
また、パソコンだけでなくタブレットやスマートフォンにも対応しており、インターネットに接続できれば場所を問わずに利用できるのです。外出先や自宅など社外でもデータの確認や申請・報告などの業務を行えるため、営業部門やリモートワークにも問題なく対応できます。
さらに、アクセスできるIPアドレスを限定したり、2要素認証に対応したりするなど、外部機関から評価される高いセキュリティレベルです。
kintoneの導入に向いている企業の特徴
キントーンは、理想のシステムをカスタマイズしてつくりたいと考えている企業に向いているといえるでしょう。一般的な業務ツールでは、機能が固定されていて自由度が低く、要望にあわせてカスタマイズできないものも多くあります。しかし、キントーンは豊富なアプリ数と簡単な操作性で、プログラミングやITに詳しくなくても、自由にカスタマイズしながら業務アプリをつくりあげることが可能です。
さまざまな業務をひとつの業務ツールで管理したい企業もキントーンの導入に向いています。キントーンでは、部署や業務内容を問わず多種多様なアプリを作成し一元管理できるため、人員の少ない企業や社員が複数の業務を担当している企業にとってメリットがあるでしょう。
また、キントーンは比較的リーズナブルな月額料金で利用できるため、コストを抑えたい企業にも向いています。月額料金以外の初期費用はかからず、1ユーザー単位で契約できるため、導入しやすい契約形態といえるでしょう。複数のアプリを作成しても追加料金はかからないため、現状でさまざまな業務ツールやソフトを使用しコストがかかっている企業は、キントーンで業務アプリを一元化することによってコストを抑えられるでしょう。
kintoneの導入に向かない企業の特徴
反対に、大量のデータを取り扱う企業はキントーンの導入に向いていないといえるでしょう。キントーンは1ユーザーあたりのディスク容量が5GBと少なく、容量を増やすためには追加料金が必要で月額料金が高くなってしまいます。
また、キントーンは基本的な機能は用意されているものの、高度な機能を使うためにはプラグイン（アプリ機能拡張用のソフト）の導入が必要でその際も追加料金がかかります。管理するデータが大容量な企業や高度で専門的な機能を使いたい企業には不向きといえるでしょう。
業務アプリをカスタマイズしていくなかで追加料金がかかるとランニングコストが高くなるので、追加費用の予算を確保できない企業もキントーンの導入に不向きといえます。初期費用と月額料金の安さだけで選んでしまうと、導入後に予想以上にコストがかかってしまうので注意が必要です。あらかじめ使いたい機能が使えるか、外部サービスとの連携やプラグインの導入にいくら必要か確認したうえで導入しましょう。
また、キントーンは自由にカスタマイズして構築していくサービスのため、自分でアプリを作成するのが面倒ではじめから機能などが完成された状態で使いたい場合も向いていないといえます。アプリの作成や基本的な設定などはプログラミングの知識がなくてもできますが、各アプリの連携やプラグインの導入には複雑な設定も必要なため、システムの構築に不安がある企業もキントーン導入の際にはよく検討したほうがよいでしょう。
まとめ
データの管理を整え業務の効率化を実現できれば、社員の負担やミスも減り企業としても利益向上になります。クラウドサービスのkintone（キントーン）は、業務アプリを要望に合わせてカスタマイズして作成でき、メンバー間で共有できます。業務アプリを一元化できるため、データの管理や集計も容易になり業務の効率化を実現できるでしょう。
しかし、1ユーザーあたりのディスク容量が少ないなど欠点もあるため、導入を検討する際は自社に向いているか確認する作業が大切です。現状の業務上での問題点や、導入後にどのように業務に活かしたいかを明確にしたうえで検討するとよいでしょう。
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