Kintoneは、申請業務を一元化し申請フローの見える化で対応もれをゼロにできるほか、作業の効率化を図るためアプリやコミュニケーションベースを追加できます。本記事では、さまざまな申請業務をペーパーレス化で効率的にできるkintoneを活用し、ワークフローを効率化する方法について紹介します。
kintoneを活用すれば複雑なワークフローも可能
kintoneを活用すると、日々の作業を効率化できるメリットが多くあります。kintoneを活用することで、どのように複雑なワークフローを可能にするのか紹介します。
条件分岐のある申請
条件分岐のある申請とは、ある条件によって承認経路が変化するワークフローのことを指します。たとえば、申請金額が10万円以上となる場合には、部長承認を必須とするワークフロー承認が可能です。条件分岐のある申請もKintoneがあれば、簡単に設定できます。
このため、承認に関するミスを未然に防げます。
差し戻し・却下のある申請
業務をする上で、申請の差し戻しや却下されるケースは珍しくありません。Kintoneは、このような差し戻しや却下、再申請を含むワークフローに対応しています。
たとえば、差し 戻しになった企画書を修正して再申請をおこない、内容を確認した上で承認・却下を下すというフローも可能です。
承認者が複数いる場合も対応可能
ワークフローをおこなう上で、承認者が複数いる場合もあるでしょう。Kintoneは、ケースによって誰が承認作業をおこなうかという設定も可能です。
たとえば、複数ある部署の部長が承認者である場合、申請に対して部長全員の承認が必須・誰か一人の商品が必須など承認方法を選択できるため承認によるミスを未然に防げます。
ワークフローにkintoneを活用するメリット
さまざまなワークフローがあるなかで、Kintoneを活用するメリットがあります。Kintoneを活用するメリットに関して紹介します。
申請フリーの見える化で対応漏れがゼロに
Kintoneは、日々の仕事で使用するExcelやメールファックスでできる申請をキントーンで集約することが可能です。それぞれの申請や承認作業がひとつの画面でできるため、申請の流れが一目瞭然で確認できます。
それに伴い、申請フローを見える化することで、処理漏れがなくなります。また、さまざまな業務を集約することで、効率的にワークフローを処理できます。
いつでもどこでも申請・承認可能
今までは、紙やExcelでの複雑な申請処理をしていたという方も多いでしょう。Kintoneを搭載することで、今までの複雑な作業も効率的にできます。また、出かけ先でもスマホがあれば申請通知がくるため、迅速に対応できます。
ハンコがいらないためワンクリックで承認できるのも魅力のひとつです。申請情報が蓄積されても、ファイルの中身まで検索できるため安心です。
自社の承認フローに対応できる
一般的なシステムの場合、いらない機能や必要とする機能がない場合が多くありました。Kintoneは、自社の承認フローに合わせて、自由に設計できる機能を搭載しています。リッチテキスト・日付・チェックボックスを28個のパーツから合わせられます。
また、あらゆる業種や人・ワークフローに活用できるため、業種を選ばずさまざまな分野で活用できるでしょう。システムの修正が出た場合でも、自社でワークフローの再構築ができるため無駄な追加料金が発生することもありません。
kintoneを活用したワークフロー効率化のポイント
Kintoneを活用することで作業の効率化が図れますが、事前に設定をしっかりおこなうことでさらに効率よく作業ができます。ワークフロー効率化のポイントについて紹介します。
作業者を正しく設定する
Kintoneを設定する場合、タスクごとに明確な作業者を割り当てましょう。ワークフローの全体の可視化ができ、誰がどのタスクを担当するか明確になるためより作業の効率化が図れます。また、業務フローの可視化により無駄な工程を見つけ、それを削除することも可能です。
アプリの条件通知を活用できる
Kintoneの条件通知機能は、特定の条件達成時に自動的に通知を配信するシステムです。たとえば、あるひとつの作業が完了した際に、次のタスクの担当者へ自動的に通知を送ることが可能です。自動的に通知を送ることで、業務の流れが途切れることなく進行し作業の漏れも防げます。
承認済みのレコードは編集不可に
Kintoneでは、アクセス権の管理ができ、承認後のレコード編集禁止できます。他の誰かが勝手に編集できない機能を搭載することで、ワークフローの進行を安全に進められるでしょう。
また、予期せぬレコードの変更を防ぎ、業務改善を図れます。最後に、プロセス管理の設定が終わったら、運用前に動作テストをおこなうと良いでしょう。
まとめ
本記事では、kintoneを活用してワークフローを効率化する方法について紹介しました。いまだに、会社がアナログな作業をしていて効率化が悪いと感じている方はいませんか。今は、ペーパーレス化でワークフローを効率化できるシステムが多く存在します。
もし、もっと効率的に日々の仕事をおこないたいと考えている方は、kintoneを活用してみるものひとつの手段です。
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